Desde 2023, o Grupo HEINEKEN tem implementado o “Modo Reunião”, um guia de boas práticas para reuniões online que estabelece sete passos simples e eficazes para otimizar o tempo e aumentar a produtividade. A iniciativa surgiu em resposta às mudanças no ambiente de trabalho durante e após a pandemia, quando a companhia adotou o teletrabalho em suas áreas corporativas. Em 2024, a ação foi direcionada para quatro áreas administrativas - Finanças & Compras, Marketing, Digital & Tecnologia e People - que registraram uma melhoria de 18%, superando significativamente a meta inicial de 5%. Além disso, a favorabilidade na Pesquisa de Clima dessas áreas combinadas aumentou de 60% para 71%, um crescimento de 11 pontos percentuais. 

A ideia foi concebida para combater o excesso de reuniões, permitindo que os colaboradores direcionem seu tempo para atividades que favoreçam tanto o desenvolvimento profissional quanto o bem-estar pessoal. Para Luísa Faria, Diretora de Pessoas e líder do projeto, a estratégia só obteve resultados positivos ao unir forças com as áreas de Pessoas, de Desenvolvimento & Cultura e Diretoria de Felicidade para fortalecer a cultura e desenvolver conteúdos e treinamentos sobre o tema. Além disso, ter os Vice-presidentes dessas áreas engajados com a inciativa foi um diferencial. 

A área de Digital & Tecnologia também teve participação e um papel fundamental no apoio à capacitação dos colaboradores por meio de treinamentos sobre Produtividade Digital. Foram disponibilizados um guia com habilidades essenciais para navegar no trabalho remoto, além de dicas práticas sobre o uso mais eficiente das ferramentas de trabalho, como Teams, Outlook, Planner, Copilot entre outros, com o objetivo de tornar o dia a dia mais produtivo, trabalhando mais de forma assíncrona e melhorando a colaboração e a comunicação entre as equipes.  

“Com a redução do número de reuniões e a adoção de regras claras para sua condução, os funcionários relataram maior eficiência em suas rotinas de trabalho. Isso não apenas aumentou a produtividade, mas também proporcionou mais tempo para autocuidado e desenvolvimento de habilidades, aspectos essenciais para o bem-estar no ambiente corporativo. O ‘Modo Reunião’ nasceu após uma pesquisa de clima que revelou insatisfação com a produtividade das reuniões. Testamos a iniciativa em quatro áreas piloto – Finanças, Marketing, Pessoas e Tecnologia – e, após resultados positivos, expandimos para toda a empresa por meio do engajamento de nossos líderes em um manifesto coletivo”, completa a executiva. 

Os sete pilares do “Modo Reunião” 

O guia estabelece práticas simples, mas transformadoras, que incluem: 

1. Reuniões devem ocorrer dentro do horário de trabalho. Além disso, é importante reservar na agenda alguns horários de foco para leitura de emails, chats ou trabalhos que necessitem de concentração.
2. Limitação da duração entre 25 e 45 minutos, para que os minutos restantes sejam usadas para pausas e praticar o autocuidado.
3. Reuniões acima de 1h30 precisam incluir 10 minutos de descanso.
4. Proibição de agendamentos no horário de almoço.
5. Sextas-feiras à tarde livres de reuniões para que os profissionais tenham mais tempo de foco e organização da próxima semana.
6. Reuniões com a equipe de vendas devem ocorrer preferencialmente às segundas-feiras.
7. Limitação de sete slides para apresentações. 

Além dessas diretrizes, há orientações adicionais para organizadores e participantes de reuniões: 

• Organizadores devem garantir que os convites sejam enviados às pessoas certas, com objetivos e ações bem definidos, e sempre com antecedência mínima de 24 horas. 

• Participantes devem questionar convites sem propósito claro e, caso não possam participar, delegar um representante do time. 

Todos são incentivados a manter foco total nas reuniões, evitando o uso de celulares e silenciando notificações.